Buchhaltung mal anders

Buchhaltung mal anders

Digitale Buchhaltung ist ein Thema, welches schon seit geraumer Zeit Steuerberater und Controlling-Verantwortlich beschäftigt. Aus diesem Grund hat sich Fabian Silber (Gründer und kaufmännischer Geschäftsführer von sevDesk) genauer mit dem Thema digitale Buchhaltung auseinander gesetzt. Die wichtigsten Einzelheiten wollen wir Ihnen nicht vorenthalten!

“Pendelordner und Schuhkartons voller Belege gehören der Vergangenheit an. Buchhaltung 4.0 ist im Anmarsch. Belege werden digitalisiert & der gesamte Buchhaltungsprozess automatisiert. Für alteingesessene Buchhalter klingt das wie ein Horrorszenario. Für Unternehmer erfordert die Buchhaltung 4.0 ein Umdenken, spart aber jede Menge Zeit und nimmt ihnen viel lästige Arbeit ab.

Für die meisten Unternehmer ist Buchhaltung nicht mehr als ein notwendiges Übel. Ständig stehen irgendwelche Termine für die Umsatzsteuervoranmeldung an oder der Buchhalter benötigt dringend noch einen Beleg, den Sie beim hektischen Sortieren im Vormonat wohl vergessen haben.
Wenn es im Geschäftsalltag stressig ist, wird die Buchhaltung oft stiefmütterlich behandelt. Das ist mitunter ein Grund, warum laut einer Studie der Volksbankengruppe 95% aller Dezember-BWAs stark vom Jahresabschluss abweichen.

So funktioniert die Buchhaltung 4.0

Belege & Eingangsrechnungen digitalisieren
Ein Unternehmen erhält Belege und Eingangsrechnungen hauptsächlich digital. Das Mailprogramm leitet die Dokumente automatisch über eine Schnittstelle in die Buchhaltungssoftware weiter. Papierrechnungen werden beim Posteingang mit einer App des Buchhaltungssystems digitalisiert und so ebenfalls direkt in das System geladen.

Belege automatisch verbuchen
Sobald sich die Belege in der Buchhaltungssoftware befinden, werden sie mithilfe Machine Learning Algorithmen analysiert, kategorisiert und verbucht. Je mehr Belege erfasst werden, desto zuverlässiger erfasst die Software künftige Belegdaten.

Belege archivieren & durchsuchen
Die Buchhaltungssoftware archiviert alle Belege nach aktuellen Standards rechtssicher in einem Rechenzentrum. So kann der Unternehmer jederzeit nach einem Beleg suchen, ohne dem Buchhalter anrufen zu müssen.

Rechnungen schreiben
Ausgangsrechnungen werden entweder direkt im Buchhaltungssystem erstellt oder über eine Schnittstelle eingespielt.

Mit dem Bankkonto verknüpfen & Zahlungen automatisieren

Das System ist mit dem Bankkonto verknüpft. Sobald eine Zahlung mit einer passender Rechnungs- oder Referenznummer eingeht, wird der Status der jeweiligen Ausgangsrechnung automatisch von fällig auf bezahlt geändert und mit der zugehörigen Debitorennummer verbucht. Durch die Verknüpfung mit dem Bankkonto fällt das manuelle abhaken der Kontoauszüge weg. Man sieht auf einen Blick, welche Positionen noch offen sind.

Tagesgenaue Auswertungen
Ein Buchhaltungssystem 4.0 erstellt basierend auf den Ein- und Ausgangsrechnungen tagesgenaue, automatische Einnahmen-Überschuss-Rechnungen. Auf Grundlage dieser Auswertungen kann der Unternehmer kurzfristige Unternehmensentscheidungen treffen.

Automatisierte Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind mit der Buchhaltung 4.0 kein Problem mehr. Da alle umsatzsteuerrelevanten Daten bereits im Buchhaltungssystem eingelegt sind, kann man die USt-Voranmeldung über eine Schnittstelle direkt an das Finanzamt schicken. Da alle Daten immer aktuell sind, kann man sich auch die Dauerfristverlängerung sparen.

Veränderung des Buchhalterberufs
Das Berufsbild des Buchhalters wird sich stark verändern. Ein Großteil der Routine-Aufgaben werden künftig von intelligenten Buchhaltungssystemen übernommen werden. Für komplexe Buchungen wird aber auch in Zukunft die Expertise eines Buchhalters (oder Steuerberaters) gefragt sein.

Fazit
Ohne Zweifel müssen Unternehmer umdenken, wenn sie auf Buchhaltung 4.0 setzen wollen. Am Ende wird es sich aber auszahlen. Ein Großteil der Buchhaltungsarbeit wird von der IT automatisiert erledigt. Das spart dem Steuerberater Zeit und dem Unternehmer Geld. Mit dem Wegfall des Medienbruchs gibt es auch keine Tippfehler mehr. Die tagesgenaue Buchhaltung sorgt dafür, dass Auswertungen wieder für unternehmerische Entscheidungen herangezogen werden können. Unternehmen, die frühzeitig die Vorteile der automatisierten Buchhaltung erkennen, sind für die Zukunft gerüstet und können sich verstärkt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Letztendlich kann das ein Wettbewerbsvorteil sein.”

Digitale Buchhaltung kann wie Sie sehen, entscheidend zur Stärkung der Wettbewerbsposition Ihres Unternehmens beitragen. Aus diesem Grund ist die Digitale Buchhaltung ein essenzieller Bestandteil unseres Leistungportfolios.

(Zum vollständigen Artikel: https://www.deutsche-startups.de/2016/05/31/digitale-buchhaltung-sparen-unternehmer-geld/)